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名刺管理アプリを選ぶなら個人向け?法人企業向け?
それぞれの特徴やメリット、デメリットについて解説

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名刺管理アプリを選ぶなら個人向け?法人企業向け?</br>それぞれの特徴やメリット、デメリットについて解説

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みなさんは名刺管理アプリケーションと聞いて、何を思い浮かべますか?

  • 無料アプリ
  • 情報感度の良い人が使っているイメージ
  • なんとなく便利そう
  • 検索できる名刺画像ファイルのようなイメージ
  • どちらかというとSNSに近いイメージ
  • 情報が漏れないか心配(知らないうちに自分の名刺情報が公開されそう)
  • 個人で勝手にやって良いもの?(会社の許可が必要ないか)
  • 最近CMで見かける
  • 名刺管理アプリ知っているけど、価値がよくわからない

などなど、人によって名刺管理アプリケーションに対するイメージは様々ではないかと思います。

また、名刺管理アプリケーションは利用せず、ホルダーにファイリングしていたり、エクセルや市販のソフトを使って管理されてる人も多いことでしょう。
名刺管理アプリケーションは、どちらかというと最近出てきたものという印象を持っている人も多いのではないかと思います。

そんな名刺管理アプリケーション、実は個人向けのものと法人企業向けがあるのをみなさんはご存知ですか?

今回は、それぞれの特徴やメリット、デメリットについて説明します。
これを読んで最適な名刺管理アプリケーションを見つけるヒントにしていただければと思います。

個人向け名刺管理アプリケーションの特徴とメリット、デメリットについて

名刺管理アプリケーションと聞くと、多くの人が無料のものをイメージするのではないでしょうか。

無料で利用できるものは、ほとんどが個人利用を想定したものです。
個人向けの名刺管理アプリケーションは、主に以下の2つに分けられます。

  • 名刺をデータ化し整理することだけを目的としたもの
  • SNSのようにネットワーク形成を目的としたもの

それぞれ詳しく説明します。

個人向けは名刺管理の効率化が最大の目的

個人向けの名刺管理アプリケーションの目的は管理の効率化にあります。
名刺情報をデータ化し整理することにより、

「名刺がない」

と名刺ホルダーや机の中を探し回ることがなくなります。
わざわざ、エクセルで管理する必要もありません。
また、PC、スマートフォンで情報を一元管理できるようになります。

手元にある名刺を効率的に管理できれば良いという人は個人向けのもので充分かもしれません。

ネットワーク形成を目的としたもの

個人向け名刺管理アプリケーションのもう一つの特徴として、ただ個人で名刺管理を効率化させるだけでなく、ビジネスにおけるSNSとしての性質を持つものがあります。

このようなアプリケーションには、タイムラインやメッセンジャー機能があり、情報発信やネットワーク形成に活用することができます。
二足三足のわらじを履くパラレルワーカーやジョブ型雇用のスペシャリストや技術者、フリーランスなど積極的なネットワーク形成を必要とする人々に適したものになっています。

個人向け名刺管理アプリケーションのメリット、デメリット

前述の通り、単に名刺をデータ化し、管理を効率化させることが目的であれば個人向けのもので充分といえます。

ただし、無料版では使用可能な機能が制限されていることが多く、例えば、名刺データのエクスポートや端末の連絡帳への保存など、便利な機能のほとんどは有料オプションになっています。
管理だけでなく作業効率も向上させたいという場合は、機能の追加をおすすめします。

また、名刺は個人情報に該当するため取り扱いには注意が必要です。

個人情報を容易に検索できるよう何らかの規則(あいうえお順など)に基づき体系化すると、それは「個人情報データベース」になります。
さらに、「個人情報データベース」の所有者は個人情報取扱事業者とみなされ、個人情報保護法の規制対象になります。

例えば、A社に在籍中に交換した名刺を個人向けの名刺管理アプリケーションに取り込み、転職先にB社でDM送信に利用した場合、これは個人情報の目的外利用となり同法に抵触します。

所持している名刺を整理、体系化した場合は、個人情報保護法に関する最低限の知識が必要になります。
個人向けの名刺管理アプリケーションを利用したり、名刺をホルダー管理している人は十分注意してください。

※誰でも検索できるよう整理された状態であれば、名刺ホルダーにファイリングした場合も、個人情報データベースに該当します。

法人企業向けアプリケーションの特徴とメリット、デメリットについて

個人向け名刺管理アプリケーションが名刺管理の効率化を最大の目的としているのに対し、法人企業向けのアプリケーションは社員一人ひとりが持つ人脈(名刺情報)を社の資産として捉え、それを共有することを目的としています。

社内で人脈を共有することで得られる主な効果は以下の2つです。

  • 機会損失の低減
  • 業務の属人化防止

それぞれについて説明します。

機会損失の低減

機会損失とは、本来得ることができたはずの機会(利益)を、意思決定や判断を誤り逃してしまうことです。

「〇〇しておけばうまく行ったのに、(しなかったので)損をした」
という状態が機会損失です。

商談やプロジェクトを成功に導くためには、「使えるものは全て使うべき」だとは思いませんか

例えば、商談を成立させるためには、相手企業のキーマンと最もつながりの深い人脈を活用すべきです。
また、プロジェクトを成功に導くために要となる業務や役割をアウトソースするのであれば、より効果的な企業や人物に依頼すべきです。

有効な手段や人脈を模索せず、商談やプロジェクトが失敗に終わったとしたら、それはまぎれもなく「機会損失」です。

大切な商談やプロジェクトは最善を尽くしたい

名刺管理アプリケーションを社で導入すれば、部内、部外を問わず全てのユーザーの名刺(人脈)を閲覧することができます。
さらに、社内の複数人が同一の名刺を所持している場合、交換枚数からその人とのつながりの深さを測ることもできます。

個人の人脈には限りがあります。
社で人脈を共有しているからこそ、より効果的な人脈を活用し、商談やプロジェクトを優位に進めることができるのです。

業務の属人化防止

人脈を共有することで得られるもう一つの効果は業務の属人化防止です。

業務の属人化とは、常に特定の人が業務を担当することにより、業務の進め方ややり方などがその人にしかわからない状態になることです。

業務の属人化はなぜ起こるでのしょうか。
1番の理由は、情報の共有不足です。

そもそも、その人しか知らないからこそ、その人しか対応できないのです。

そのため、属人的な情報をマニュアル化することで標準化させたりします。

顧客とのコミュニケーションはどうでしょう。
対応をマニュアル化することは可能ですが、それだけでは不十分です。
当然のことながら、そもそも誰とやりとりしているかわからなければ、その業務はその人にしかできません。

想像してみてください。
病気や事故などにより業務の担当者が長期離脱せざる負えなくなった場合、みなさんはどうしますか?
退職などのケースも同様です。
属人化してしまった業務の引き継ぎは簡単なことではありません。
多くの情報が必要になります。

営業であれば、以下のように最低限5W1Hは必須です。

  • 誰とやりとりしていたのか
  • (最後に)連絡をしたのはいつか
  • どこで会ったのか(話したのか)
  • どんな内容だったか
  • なぜか(商談、問い合わせの背景はどのようなものか)
  • メール?電話?訪問?どのようにやりとりをしてきたか

「こんなことになるのであれば、普段からもっと情報共有をしておけば良かった」

きっとそう思うことでしょう。

業務の属人化は避けたいところ

その上、最近では自然災害や感染症のリスクも考慮しなければなりません。
担当者の長期離脱に加え、不測の事態によりテレワークを余儀なくされるケースも増えています。
「出社しないと確認できない」では、事業の持続性に関わります。

名刺管理アプリケーションのメモ書き機能を使って商談の背景や経緯、顧客の反応などを残しておけば、その人の代わりに誰かが業務を引き継ぐ時もスムーズに行うことができます。

さらにオンライン名刺交換機能を使えば、リモートでの打ち合わせが増えても、これまでと同じように名刺交換し情報を取得することが可能です。
取り込んだ名刺はセキュリティの高いクラウド上で共有されるため、他のメンバーはどこにいてもその情報を取得することができます。
不測の事態で、オフィスに行くことができなくても安心です。

法人向けの名刺管理アプリケーションを導入することで、業務の属人化を防止するだけでなく、企業活動の持続性も高めることができます。

気になるデメリットは?

ここまで、法人向けの名刺管理アプリケーションを導入することによって得られる効果について説明しました。

他にも、

  • 名寄せにより役職や部署などを確認する手間が削減
  • 一斉送信メールによるスピーディーなフォローアップ
  • データエクスポートによる顧客リスト作成

など作業効率の向上にも役立ちます。

機能を使いこなすと作業効率向上も向上する

良いことばかりのように見えますが、デメリットがないわけではありません。

法人向け名刺管理アプリケーションにおいて1番のデメリットはコストです。

色々メリットがあるにも関わらず最終的に導入のコストが気になってしまうのは、コストのわりに価値や効果が間接的でわかりにくいためです。

例えば、Web会議システムは価値や効果が直接的であるため、非常にわかりやすい商品です。
コロナ禍で非対面のニーズが急速に高まりましたが、Web会議システムを導入すればこれまでと同様に打ち合わせや商談を行うことができます。

つまり、コロナ禍における企業活動を維持する上で不可欠なツールと捉えることができます。

一方、名刺管理アプリケーションはどうでしょう。

例えば、すでにSFAやCRMなどの営業支援ツールを利用している企業にとって名刺管理アプリケーションは大きな役割を果たします。
なぜなら、顧客管理には名刺情報が不可欠だからです。
名刺管理アプリケーションがあれば、顧客情報を手入力する必要がありません。
データのエクスポートやインポートは簡単に行うことができます。
さらに、名寄せにより情報も常に最新、確認の手間も省けます。
価値や効果は誰が見ても明らかです。

しかし、支援ツールを利用していない企業からすればどうでしょう。

多くの企業がわざわざお金をかける必要性はないと判断するのではないでしょうか。
なぜなら、業界の標準価格は1ユーザーあたり月額1,500〜3,000円程度と高く、誰でも手軽にはじめられるものではないからです。

法人向けアプリケーションを選ぶ際のポイントは価格と機能のバランスにあり

法人向けの名刺管理アプリケーションを導入することにより、機会損失が低減し、業務の属人化防止につながると説明しました。

そして、それらはいずれも、情報を共有するからこそ得られる効果です。
当然のことながら情報共有は少人数よりも大人数で行なった方が効果は上がります。

つまり、情報共有ツールという側面を持つ法人向け名刺管理アプリケーションの選定においては、1人あたりの費用を抑えることが大きなポイントになります。

さらに、標準で搭載されている機能は各社それぞれです。
そのため、価格帯に幅があるのも特徴です。

必要な機能やユーザーのリテラシーを考慮し、価格と機能のバランスの良いもの(自社にとって最適なもの)を選ぶことをおすすめします。

また、実際使ってみたら、

  • 使いにくい(操作が複雑)
  • 一部の機能しか使わない(過剰機能だった)

などということも起こります。無料トライアルがある場合は、積極的に活用してみると良いでしょう。

使いやすさは重要。トライアルは積極的に活用しよう

まとめ

個人向け、法人企業向けの名刺管理アプリケーションの特徴やメリット、デメリットについてご紹介しました。

  • 名刺管理アプリケーションに興味がある(もっと知りたい)
  • 名刺管理アプリケーションを検討しいて迷っている

という方は、お気軽にお問い合わせください。

また、2カ月間の無料トライアルも実施中です。
本サイトからお申し込みできますのでぜひお試しください。

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